Antagen av RFSL Stockholms styrelse 2013-03-05 § 8.
Syfte
Syftet med en inköpspolicy är att alla inköp som RFSL Stockholm gör ska hanteras på samma sätt. Inköpspolicyn beskriver hur inköpen ska gå till, inte vem eller vilka i föreningen som ska göra dem. Vem eller vilka som har rätt att göra inköp regleras i föreningens delegationsordning.
Mål
RFSL Stockholms inköp ska hanteras på ett effektivt och systematiskt sätt där konkurrensen tillvaratas. På sikt är målet att det ska leda till minskade kostnader för föreningen och bättre kvalitet på de varor och tjänster som köps in. Målet är också att RFSL Stockholm endast ska köpa varor och tjänster av seriösa leverantörer. Med seriösa leverantörer avses här ett företag som fullgör sina skyldigheter med skatt och sociala avgifter samt inte har verksamhet som uppenbart strider mot andan i RFSL Stockholms stadgar (exempelvis homofobi eller transfobi).
Samordnade inköp
Inköp av varor eller tjänster som föreningen har ett återkommande behov av ska samordnas. Den som köper in en vara eller tjänst ska inför nya inköp se om inköpet går att samordna med annan verksamhetsdel i föreningens inköp. Vid återkommande behov ska även övervägas om ett ramavtal eller s.k. “rabattavtal” kan tecknas med en leverantör. Beloppen nedan avser årlig kostnad för vara eller tjänst av samma typ.
Inköp under 15 000 kr
Vid ett inköp under 15 000 kr är köp “över disk” godtagbart. Enklare prisjämförelser kan göras på Internet eller andra öppna kanaler. Ett kvitto kan räcka som dokumentation av inköpet.
Inköp mellan 15 000 och 30 000 kr
Den som köper in ska alltid göra prisjämförelser och/eller prisförfrågningar. Enklare seriositetskontroll kan göras genom att söka på uppgifter om leverantören på Internet eller genom andra öppna kanaler. Skriftlig offert ska begäras in av den leverantör som avtal tecknas med. Uppgift om F-skatt ska framgå av offert.
Inköp mellan 30 000 och 100 000 kr
Seriositetskntroll bör genomföras genom Internet och öppna kanaler samt eventuellt hos Skatteverket/Kronofogden. Minst tre leverantörer ska tillfrågas om skriftlig offert. Om endast en offert inkommer ska ytterligare en offert begäras in för att det alltid ska finnas minst två godtagbara offerter att jämföra mellan. Uppgift om F-skatt ska framgå av offert. Skriftligt avtal bör upprättas. Avtalet bör innehålla uppgift om vad som köps och i vilken omfattning, totalt pris inklusive skatt, sociala avgifter och moms m.m., F-skatt, att inga faktureringsavgifter förekommer, vem som står för frakt samt eventuella garantier.
Inköp över 100 000 kr
Vid dessa inköp ska en marknadsanalys genomföras och därefter en skriftlig kravspecifikation tas fram. Offertförfrågan och/eller offerten ska innehålla uppgift om vad som köps och i vilken omfattning, totalt pris inklusive skatt, sociala avgifter och moms m.m., F-skatt, att inga faktureringsavgifter förekommer, vem som står för frakt samt eventuella garantier. En seriositetskontroll ska genomföras både genom öppna kanaler på Internet och genom att kontrollera förekomst av skulder hos Skatteverket och Kronofogden. Offertförfrågan med kravspecifikation ska skickas till minst tre lämpliga leverantörer. Sista dag för svar ska anges. Offerterna/anbuden ska vara skriftliga. Om endast en offert inkommer ska ytterligare en offert begäras in för att det alltid ska finnas minst två godtagbara offerter att jämföra mellan. Det bör även anges i offertförfrågan att bindande avtal inte föreligger förrän föreningen godtagit offerten. Avtalet ska innehålla uppgifterna från offertförfrågan och offerten.
Dokumentation
Det som utgör bokföringsmaterial ska bevaras den tid som gällande bokföringsregler anger. Därutöver ska avtal, offerter och offertförfrågningar bevaras minst två år efter det att avtalet löpte ut.
Undantag
Undantag från denna policy ska kunna göras om särskilda skäl finns. Undantag över 30 000 kr ska anmälas till styrelsen.