På grund av det nya coronaviruset har styrelsen beslutat att ersätta det ordinarie årsmötet med ett årsmöte på distans. Det kommer vara en utmaning men också en möjlighet för föreningen att pröva nya vägar.

För att klara ett möte på distans så föreslår styrelsen:

  • att alla medlemmar måste föranmäla sig till årsmötet senast onsdag den 25 mars kl. 12, fredag den 27 mars kl. 13,
  • att motkandidaturer till valberednings förslag ska vara valberedningen tillhanda senast onsdag den 25 mars kl. 12,
  • att frågor till styrelsen och revisorerna ska vara dem tillhanda senast fredag den 27 mars kl. 12,
  • att alla medlemmar som vill delta måste ansluta på distans, inget deltagande i våra lokaler och
  • att mötesordförande har möjlighet att anpassa arbetsordning efter läget.

Givetvis har årsmötet alltid möjlighet att överpröva det under sitt möte.

Hur du föranmäler dig har meddelats i det nyhetsbrev som alla medlemmar har får till sin registrerade e-post-adress under söndagskvällen den 22 mars. Om du har frågor kring ditt medlemskap så vänder du dig i första hand till medlemskap@rfsl.se på förbundet.

Mötet kommer att genomföras som en videokonferens (Zoom) med möjlighet att ansluta genom att ringa in till mötet. Tekniskt stöd ges främst genom Facebook-gruppen RFSL Stockholms årsmöte.

Förbered dig för årsmötet:

  1. Anmäl dig till årsmötet
  2. Ladda ner och testa Zoom med en kompis
  3. Gå gärna med i Facebook-gruppen RFSL Stockholms årsmöte

Schema

Följande hållpunkter gäller under årsmötesveckan 2020.

Onsdag den 25 mars kl. 12

Senaste tidpunkten för anmälan till årsmöte. Anmälan förlängd till fredag.

Senaste tidpunkten för anmälan av motkandidatur till valberedningen.

Onsdag den 25 mars kl. 19

Välkommen till förmöte på distans där du kan prova tekniken för vår videokonferens (Zoom) och träffa andra medlemmar.

Mötet pågår ca 1 timme.

Fredag den 27 mars kl. 12

Senaste tidpunkt för anmälan av frågor till styrelsen och revisorerna.

Fredag den 27 mars kl. 13

Senaste tidpunkten för anmälan till årsmöte. Använd i första hand den personliga inbjudan du har fått med e-post.

Om du inte fått e-postmeddelandet med instruktioner för hur du anmäler dig till årsmötet skickar du snarast ett mail till styrelse@stockholm.rfsl.se med:

  • Ditt fullständiga namn
  • Mobilnummer
  • Medlemsnummer

Lördag den 28 mars kl. 12

Distansmötet på Zoom öppnar. Ni som har anmält er kommer att få en instruktion hur ni ansluter er.

Lördag den 28 mars kl. 13

Årsmöte enligt kallelse.

Handlingar till årsmötet.

Jag saknar personlig inbjudan till årsmötet

Om du inte fått e-postmeddelandet med instruktioner för hur du anmäler dig till årsmötet skickar du snarast ett mail till styrelse@stockholm.rfsl.se med:

  • Ditt fullständiga namn
  • Mobilnummer
  • Medlemsnummer

Måste jag använda Facebook?

Nej, du behöver bara gå med i vår Facebook-grupp RFSL Stockholms årsmöte om du vill ha hjälp med tekniken.

Hur ansluter jag med Zoom-appen?

Du behöver installera en app från Zoom. Den finns för dator, mobil och plattor. Välj det som passar dig bäst. Använd sedan länken i mejlet du får för att starta mötet.

Hur ansluter jag med en webbläsare?

Du kan ansluta till mötet med webbläsare på din dator. Använd länken som följer med inbjudan men avbryt när webbläsaren frågar om du vill ladda ner appen. Klicka sedan join from your browser.

Det kräver ingen installation men du får inte alla finesser. Enklast blir det om du använder Chrome. Använder du Safari som måste du dessutom ringa in för ljud.

Hur ansluter jag med mobilen?

I inbjudan så finns färdiga länkar för mobil. Klicka länken direkt i mejlet.

Annars kan du ringa in på de uppgivna telefonnumren och sedan slå möteskod och lösenord för att komma fram.

Du kan använda *9 för att räcka upp handen.

Varför flyttar vi inte på mötet?

Vi i styrelsen för RFSL Stockholm har tagit ett gemensamt beslut att hålla ett digitalt årsmöte. Detta beslut har vi tagit då vi tror att det är bäst för våra medlemmar, anställda på kansliet samt oss själva. Vi har övervägt att flytta mötet, men snabbt kommit fram till att det inte är ett alternativ. Vi har helt enkelt ingen aning om hur länge vi kommer befinna oss i nuvarande situation och måste säkerställa att föreningen har en av medlemmarna vald styrelse efter 31/3 (stadgarna § 5.2). Detta är essentiellt i kontakten med vår bank och våra bidragsgivare.

Är ett distansmöte säkert?

Precis som vid ett fysiskt årsmöte vidtas åtgärder för att kontrollera och garantera att de som deltar är medlemmar. Till exempel begränsar vi tillgången till information till endast medlemmar och deltagare kommer behöva bli godkända innan de blir insläppta i det digitala mötet. Det är av samma anledning vi ber om föranmälan, för att säkerställa att vi endast har medlemmar på mötet.

Precis som vid ett fysiskt årsmöte dokumenteras alla beslut i protokollet som är det dokument vi tillsammans skapar och som därmed har full legitimitet. Årsmötet kommer även att spelas in och därmed skapar vi ett till lager av dokumentation.

Precis som vid ett fysiskt årsmöte gör vi allt för att det ska vara tillgängligt. Vi har vid val av plattform för det digitala mötet lagt stor vikt på just tillgänglighet, därför kommer det vara möjligt att delta i mötet via dator, smartphone eller helt vanligt telefonsamtal. Vi ser dock helst att så många som möjligt ansluter via dator eller app på telefon, då det kommer underlätta för oss alla. Som vanligt kommer vi finnas tillgängliga och stötta dem som behöver hjälp med att delta i mötet.